Créer sa Digital Workplace : exemple de cahier des charges

Vous souhaitez mettre en place une Digital Workplace dans votre entreprise ? Pour définir votre projet, vous aurez besoin d’un cahier des charges solide qui vous permettra de structurer puis d’orienter chacune de ses étapes. 

Par où commencer ? Comment rédiger pas à pas un cahier des charges pour la création d’un intranet ?

Laissez-vous guider, étape par étape ! 

1. Réalisez une étude de cadrage  

Avant de commencer à rédiger le cahier des charges, commencez par une étude de cadrage. Celle-ci vise à définir le projet à venir ; elle peut prendre la forme d’un atelier pour mieux comprendre les enjeux, les objectifs, les besoins (cas d'usage), et les fonctionnalités nécessaires aux groupes de projets et aux métiers. Présentez ensuite les résultats de l'étude de cadrage et partagez-les auprès des parties prenantes.  

2. Faites le point sur ce que vous avez déjà 

Pas question de se lancer dans le déploiement d’un projet de Digital Workplace sans faire le point sur ce qui existe déjà en interne. Voici les bonnes questions à se poser : 

• De quelle solution disposez-vous actuellement ? Quels sont ses points forts et ses points faibles ? 
• Qu’en pensent les utilisateurs et le département IT ? 
• À quel besoin principal la nouvelle Digital Workplace devra-t-elle répondre ?
• Quelles sont les nouvelles fonctionnalités dont elle devra se doter ? 

Cette analyse doit permettre de mieux comprendre la nature de l’entreprise, ainsi que ses besoins spécifiques. Elle doit s’accompagner d’une description de l’intranet actuel (s’il en existe un) : structure, fonctionnalités, résultats obtenus, limitations rencontrées… Enfin, il convient de faire le point sur les utilisateurs de votre intranet, c’est-à-dire le nombre d'utilisateurs, leur profil, quelle utilisation ils en font. Votre intranet s’adresse-t-il à l’ensemble des collaborateurs ou seulement à une partie d’entre eux ? Lesquels ? 

Cet état des lieux préalable vous permettra de mieux comprendre vos besoins, et ainsi de déployer la solution la plus adaptée. Certes, peut-être que votre solution actuelle ne vous donne pas satisfaction et que vous ne jugez pas indispensable de la prendre en compte. Mais c’est justement en l’étudiant attentivement que vous parviendrez à comprendre comment mettre en place une solution améliorée, qui répond aussi bien aux besoins de l’employeur que des salariés utilisateurs. 

3. Présentez votre entreprise et le contexte dans lequel elle évolue 

Le but de cette étape est de décrire l’ensemble des activités et des projets de l’entreprise, ainsi que son organisation interne (nombre de collaborateurs et de départements, présence ou non à l’étranger, projets éventuels de développement, etc.).  

L'objectif de l’entreprise doit ensuite être précisé. Quel est le contexte dans lequel elle évolue ? Quel est le besoin de départ ? Quelles sont les attentes de l’entreprise au regard de ce projet ? Cela peut être, par exemple, le souhait de moderniser l’environnement de travail, de favoriser la communication interne, de renforcer l’engagement des collaborateurs, d’améliorer la transparence de l’information, etc.   

4. Décrivez vos besoins fonctionnels, vos objectifs et vos cibles 

Vous avez certainement déjà en tête la structure de l’intranet que vous souhaitez mettre en place. Il convient alors de décrire les sections que vous imaginez. En d’autres termes, il s’agit ici de proposer l’arborescence de votre future Digital Workplace. 

Voici des exemples des besoins couramment exposés par les entreprises.

Vous avez la possibilité de toutes les conserver, ou de choisir celles qui vous intéressent en priorité : 

• Communication et engagement des collaborateurs (ex. : construire des pages à partir d’un modèle et publier le bon contenu à la bonne cible) ;
• Expérience utilisateur (ex. : fluidifier la navigation pour les utilisateurs, offrir un espace numérique de travail moderne et efficace pour s’adapter au télétravail) ;
• Collaboration (ex. : faciliter la collaboration entre les équipes ; permettre la communication entre les équipes terrain et celles des bureaux; optimiser la gestion de projet) ;
• Gestion des connaissances (ex. : favoriser et faciliter le partage des expertises, faciliter la recherche documentaire).

Vous devez par la suite définir vos cibles et faire corréler les besoins identifiés à chacune d’entre elles pour proposer un intranet adapté à chaque groupe d’utilisateurs. 

N’oubliez pas d’inclure dans vos besoins fonctionnels les contraintes techniques liées aux Guidelines de la DSI.  

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5. Décrivez ce que vous attendez en termes d’accompagnement et de calendrier 

Il s’agit ici de décrire les prestations attendues. Quelle posture attendez-vous de votre intégrateur ? De quelle façon souhaitez-vous être accompagné ? Les éléments suivants pourront ainsi être explicités : 

• L’accompagnement du projet (conseil, assistance technique, etc.) ; 
• L’éventuelle prestation d’accompagnement au changement ; 
• La formation de l’équipe projet au nouvel outil ;
• La maintenance des paramétrages effectués ; 
• Etc. 

Décrivez vos attentes ainsi que les livrables attendus, et grâce à quels moyens. De manière plus spécifique, vous pouvez décrire les modalités administratives et contractuelles du projet : 

i. La démarche projet 

Il s’agit de définir la démarche que vous souhaitez que le prestataire suive (Agile, Cycle en V…), ou bien de mentionner que celui-ci est libre de proposer sa propre démarche projet. 

ii. La gouvernance projet

Il convient ici de définir les instances de suivi à mettre en place : comité de projet, comité de pilotage, comité de pilotage technique, etc. Les attentes adossées à chacune d’entre elles doivent également être précisées. 

iii. Le planning

Le calendrier souhaité, ainsi que les engagements et les livrables attendus du prestataire en termes d’organisation doivent être définis. 

iv. La formation et l’accompagnement

Il s’agit de définir les attentes en termes de formation (ex. : formation des contributeurs/webmasters, formation des administrateurs…) et de livrables. Vous êtes ici libre de mentionner si le prestataire doit prendre à sa charge la réservation des salles de formation. Si vous le souhaitez, vous pouvez également préciser si vous souhaitez une démarche d’accompagnement sur la prise en main fonctionnelle ou technique. 

v. La maintenance applicative et support

Le positionnement souhaité sur la maintenance applicative de la solution et l’application des mises à jour doit ici être indiqué.  

6. Décrivez la Digital Workplace que vous souhaitez obtenir

Dans cette section, il s’agit de laisser libre cours à votre imagination : quel type de Digital Workplace souhaitez-vous mettre en place ? Parce que cette question est très générale, vous pouvez commencer par définir vos besoins, les objectifs qui y sont associés, ainsi que vos cibles. 

Une fois cette étape réalisée, passez à la structure de votre intranet : quelles sections doit-il contenir ? Quelles sont les informations qui doivent y figurer ? À quoi doit ressembler son arborescence ? 

Définissez ensuite les différents cas d’usage dont vous souhaitez enrichir votre Digital Workplace. Par exemple : 

• ‍L’annuaire d'entreprise (pour connecter les expertises et les salariés entre eux) ;‍
• L’Intranet RH (pour communiquer sur les actualités RH, promouvoir les offres d’emploi internes, etc.) ;‍
• Le mur d'actualité (pour partager les bonnes informations aux bonnes personnes) ;‍
• La GED (pour faciliter le partage de la connaissance et la contribution ) ;‍
• Le Dashboard personnel (pour créer un tableau de bord centralisé à destination des collaborateurs). 

Vous terminerez par vos besoins en termes d’expérience utilisateur : design et ergonomie, multilinguisme, personnalisation de l’interface, etc. 

L’objectif est d’expliciter autant que possible les attendus du projet, afin que le déploiement de votre Digital Workplace puisse s’adapter parfaitement aux particularités de votre entreprise.  

Conclusion 

Le cahier des charges est une étape indispensable dans la construction d’un projet de Digital Workplace. Il permet de formaliser les besoins de l’entreprise et de définir les contours de son projet, notamment en explicitant les exigences, les attendus et la méthodologie souhaitée. 

Un cahier des charges correctement rempli est l’assurance d’aller jusqu’au bout de son projet et d’aboutir à un résultat précis, sans avoir à partir d'une feuille blanche.

Téléchargez ici notre modèle de cahier des charges pour la mise en place de votre Digital Workplace. Vous y trouverez un template très simple à remplir, ainsi qu’un guide pour vous aider à bien l’utiliser.