6 idées concrètes pour améliorer l’expérience digitale de vos employés

La Transformation digitale et l’essor du télétravail conduisent les actifs à recourir très largement aux outils numériques. 

Selon un sondage OpinionWay pour Slack en 2021, 88% des salariés français déclarent ne plus pouvoir se passer de logiciels dans leur vie professionnelle quotidienne.

Dans ce contexte, l’expérience numérique des salariés apparaît comme un ingrédient essentiel d’une bonne expérience collaborateur globale et impacte l’engagement du personnel et la marque employeur. 

Alors, prêt à vous saisir de ce levier RH ? Dans cet article, Mozzaik365 vous donne 6 idées concrètes pour améliorer l’expérience digitale de vos employés. Laissez-vous inspirer ! 

#1 Personnalisez l’expérience digitale de chaque employé 

Une expérience digitale optimale est une expérience personnalisée. En effet, en fonction de son poste, de son mode de travail, de ses contraintes et de ses préférences, chaque salarié a des besoins spécifiques concernant les outils numériques et les ressources mis à sa disposition. 

Pour améliorer l’expérience numérique de vos collaborateurs, veillez par conséquent à adapter l’environnement digital offert à chacun. 

Dans cette perspective, vous pouvez notamment : 

• Proposer un Dashboard personnel (ou tableau de bord) à vos talents afin de permettre à chacun d’accéder facilement à ses applications métiers, son fil d’actualité personnalisé, ses groupes de travail ou encore sa liste de tâches ;

• Laisser chaque utilisateur personnaliser son expérience digitale, par exemple en sélectionnant les canaux d’information qu’il souhaite suivre ou en déterminant lui-même la fréquence à laquelle il va recevoir des notifications. 

#2 Créez de l’enthousiasme autour de vos outils digitaux 

De prime abord, les outils numériques peuvent paraître, aux yeux de certains utilisateurs, intimidants, voire impersonnels. Ainsi, cela dégrade leur expérience digitale.

Pour améliorer l’expérience digitale de vos salariés et les intéresser aux outils mis à leur disposition par votre département IT, créez de l’enthousiasme autour de ces technologies. 

À cette fin, vous pouvez par exemple : 

• Utiliser des GIF (images animées) ou l’application « Praise » (« Compliment ») dans Teams afin d’amuser vos collègues ou de les complimenter ; 

• Rendre vos réunions plus participatives et captivantes grâce au tableau blanc virtuel collaboratif Microsoft Whiteboard ; 

• Créer des canaux Teams ou des communautés Yammer dédiés à la convivialité et rassemblant les collaborateurs autour de thématiques fédératrices (anniversaires, sport, environnement, etc.).

💡Pour aller plus loin, découvrez comment transformer Teams en plateforme d'expérience utilisateur

#3 Encouragez l’entraide entre les collaborateurs 

La clé pour vivre une bonne expérience digitale ? Apprendre à utiliser les solutions informatiques à son rythme, sans se sentir brusqué, infantilisé ou laissé sur le bord du chemin. 

Pour aider vos collaborateurs à adopter les outils qui composent leur environnement numérique de travail, il s’agit donc de les former à travers des ateliers et du matériel pédagogique, mais aussi de mettre en place un contexte favorable à l’apprentissage. 

En un mot, l’objectif est d’encourager l’entraide entre les salariés afin que ces derniers puissent chercher ensemble des solutions, s’expliquer les sujets importants dans des termes non techniques, s’aider en toute bienveillance en cas de blocage et partager leurs expériences. 

Pour cela, plusieurs initiatives peuvent être déployées : 

• La création d’une équipe Teams « Aide logiciels » découpée en plusieurs canaux dédiés chacun à l’un de vos outils, comprenant des supports pédagogiques (vidéos tutorielles, notices, etc.) et un espace de discussion permettant aux collaborateurs de se poser leurs questions ; 

• La désignation d’un « référent », pour chaque équipe et chaque logiciel, vers lequel pourront se tourner les autres salariés lorsqu’ils rencontrent une problématique ou s’interrogent à propos de cet outil ; 

• L’attribution d’un mentor ou d’un Buddy à chaque nouvel arrivant afin qu’il puisse être accompagné dans la découverte de la technologie et sache à qui s’adresser en cas de besoin. 

💡Pour aller plus loin, découvrez le guide ultime pour réussir l’Onboarding de ses nouveaux collaborateurs

#4 Organisez des tests avant de déployer un nouvel outil 

Vous envisagez d’introduire un nouvel outil dans votre Digital Workplace ? Pour vous assurer que celui-ci répond aux besoins de vos collaborateurs et leur offre une bonne expérience utilisateur, pensez à mener un projet pilote en amont de son déploiement. 

Pour ce faire, formez simplement une équipe de testeurs représentative des futurs usagers, faites-leur essayer la solution puis collectez leurs Feedbacks. Sur cette base, vous pourrez décider de passer à l’échelle, d’effectuer des ajustements ou de renoncer au dit logiciel. 

Ces collaborateurs bienveillants envers votre nouveauté pourront ensuite être des ambassadeurs lors du déploiement de l’outil. Bien formés et informés, ils peuvent se faire le relais d’informations et de bonnes pratiques auprès de leurs collègues, et ce en arborant un enthousiasme rassurant pour ceux qui redoutent les changements de logiciels.

# 5 Ecoutez vos collaborateurs et faites évoluer vos plateformes 

Vos collaborateurs sont bien entendu les mieux placés pour parler de la façon dont ils appréhendent et vivent leurs outils numériques professionnels. 

Ainsi, pour optimiser l’expérience digitale de vos employés, n'hésitez pas à les interroger à propos de ce qu’ils apprécient, de leurs points de blocage, des pistes d’améliorations qu’ils envisagent ou encore de ce qui manque à leur espace numérique de travail. 

Différents dispositifs peuvent vous permettre de recueillir les avis, témoignages, commentaires et suggestions de vos salariés, par exemple : 

• Un sondage réalisé dans Teams ou directement sur votre Digital Workplace Mozzaik365 ; 
• Une boîte à idées, fonctionnalité pouvant être mise en place sur la Digital Workplace de Mozzaik365. Les idées sont par la suite soumises à un vote afin de faire ressortir les plus pertinentes ;
• Un groupe dédié aux outils informatiques sur votre réseau social d’entreprise ou sur Teams.

#6 Encouragez la déconnexion 

Accessibles en permanence, les outils de travail numériques offrent l’avantage de la flexibilité. Cependant, ils peuvent également s’avérer envahissants, nuire à l’équilibre vie professionnelle-vie personnelle des collaborateurs et diminuer leur concentration au travail. 

Selon un sondage OpinionWay pour Eléas, 47 % des salariés déclarent ainsi utiliser leurs outils digitaux professionnels le soir, 45 % le week-end et 35 % pendant leurs vacances. 

Par ailleurs, selon la même source, 32 % des répondants affirment que l’utilisation des outils numériques et le flux d’informations qui en découle affectent leur capacité de concentration. Un chiffre qui monte à 41 % chez les professionnels travaillant plus de 6 heures par jour avec ces logiciels. 

Pour préserver la santé mentale et la productivité de vos collaborateurs, il est donc important d’encourager la déconnexion en dehors des horaires de bureau et sur les temps dédiés à l’exécution de tâches complexes ne nécessitant pas d’interactions. 

Dans cette perspective, mettez en place des règles de déconnexion et répétez-les régulièrement à travers vos communications internes. Il pourra s’agir de directives telles que :

• « Utilisez l’envoi différé de vos mails et de vos messages Teams, pour n’envoyer aucun message professionnel de vendredi 18 h à lundi 8 h » ;

• « Teams et l’email sont des modes de communication asynchrone, toute demande à caractère urgent doit être transmise par téléphone ». 

Vous pouvez également suggérer à vos collaborateurs de ne pas installer leur application de messagerie professionnelle sur leur Smartphone personnel, ou même demander à votre département IT de couper les notifications Teams pour tous les utilisateurs le weekend. 

En complément, formez vos salariés afin de leur apprendre à gérer leurs notifications, à mettre leurs conversations Teams en mode « Mute » ou encore à utiliser le mode « ne pas déranger » de Teams. 

Enfin, veillez à sensibiliser vos Managers aux bonnes pratiques en matière de déconnexion et de gestion des flux d’information. Ceux-ci pourront en effet jouer un rôle modèle au sein de leur équipe et donner le « la ». 

💡Pour aller plus loin, découvrez 6 bonnes pratiques pour bien manager votre équipe en télétravail

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6 idées concrètes pour améliorer l’expérience digitale de vos employés : conclusion 

Dans un contexte de digitalisation, améliorer l’expérience numérique des salariés est un enjeu de taille pour les entreprises soucieuses d’attirer, de motiver et de fidéliser les talents. 

Le secret pour optimiser l’expérience digitale de vos employés : associer les bons outils informatiques et les bonnes pratiques, tout en vous inscrivant dans une dynamique d’amélioration continue. 

Vous voulez passer de la théorie à la pratique ? N’hésitez pas à mettre en œuvre les 6 idées concrètes présentées ci-dessus et à consulter nos articles dédiés aux différents leviers d’amélioration de l’expérience collaborateur. 

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