Communication interne : les 11 outils indispensables

Une bonne communication interne est le socle de toute organisation performante. Mais, quels sont les outils de communication interne les plus efficaces ? Comment les choisir ? Nous avons sélectionné pour vous les 11 outils indispensables à tout service de communication interne.  

La communication interne, pourquoi ?

Parfois négligée au profit de l’externe, la communication interne joue un rôle essentiel. En effet, 51% des Français souhaitent davantage d’informations claires sur les actions de leur entreprise (sécurité, stratégie, investissements…). La communication interne a plusieurs objectifs : motiver les collaborateurs, les impliquer et les informer. Cependant, il n’est pas rare que les informations offertes passent à la trappe et ne soient pas lues. Une enquête de DigitalRecruiters montre que faire participer les collaborateurs augmente la satisfaction de ces derniers envers la communication de l’entreprise. Les chiffres sont frappants : 83% de ceux qui ont collaboré à la communication sont satisfaits contre 60% pour les autres.

Communiquer en interne permet de véhiculer des messages, de transmettre les valeurs de l’entreprise, et d’engager les collaborateurs. Une bonne diffusion de l’information traduit la qualité du fonctionnement de l’entreprise. Dans les grandes entreprises où les collègues ne se connaissent pas toujours, la communication interne permet de créer du lien. Elle renforce le sentiment des collaborateurs d’avancer ensemble autour d’un objectif commun.  

Les types d’outils de la communication interne

Il existe plusieurs catégories d’outils de communication interne. Il est important de bien comprendre et bien choisir ses outils en définissant votre besoin. En effet, la bonne stratégie consiste à choisir des outils qui vous serviront sur le long-terme.

• Les outils de communication Top Down : ils correspondent aux outils permettant la diffusion d’information du Corporate aux collaborateurs. Parmi ces outils : la Digital Workplace via les murs d'actualité, le journal d’entreprise, la Newsletter, les Team Building…
• Les outils de communication Bottom Up : à l’inverse, ces outils servent à faire remonter l’information des collaborateurs vers le Corporate. Ils sont : les boîtes à idées, les sondages, les enquêtes…
• Les outils d’intégration : ils regroupent tous les outils permettant d’intégrer le collaborateur au sein de l’entreprise et de ses équipes. Par exemple : le kit d’Onboarding, une plateforme de gestion de la connaissance, un parcours d’Onboarding digital…
• Les outils de communication transversale : ce sont les outils favorisant les échanges du quotidien, au sein des équipes, pour collaborer sur des projets. Globalement, on y retrouve tous les outils de collaboration. - Yammer, Teams, SharePoint entre autres.

🔎 Pour aller plus loin et définir votre stratégie de communication interne, voici 6 exemples décryptés.

Les outils de communication interne

1) La Digital Workplace, bien plus qu’un intranet (Mozzaik365)

Alors que 82% des salariés aimeraient que leur employeur en fasse davantage pour améliorer la qualité de leur expérience numérique au travail, la Digital Workplace semble être un atout de taille. Ainsi, mettre en place une Digital Workplace à l’ère du travail hybride est un prérequis. Cet outil a plusieurs atouts :  

• Renforcer la communication d’entreprise ;
• Mieux gérer les connaissances ;
• Favoriser la collaboration.

Offrir une Digital Workplace à ses collaborateurs permet ainsi de mieux communiquer les informations de l’entreprise. Les collaborateurs ont également la possibilité d’interagir et de prendre la parole pour être inclus dans la communication. De ce fait, la communication ascendante et descendante sont autant valorisées l’une que l’autre.  

Construire votre Digital Workplace depuis votre environnement de travail Microsoft est la meilleure stratégie. En effet vous évitez la multiplication des outils ce qui favorise son adoption. C’est ce que propose la Digital Workplace Mozzaik365 : une extension de la suite Microsoft 365. Elle permet de créer rapidement et facilement un espace de travail numérique à la pointe de l’innovation et sans sortir de votre environnement Microsoft. En natif, SharePoint permet de créer un intranet mobile et intelligent. Il permet de tenir informé et de connecter les collaborateurs entre eux. En tant qu’extension, Mozzaik365 double la puissance de SharePoint en apportant de nouvelles fonctionnalités, et permettant de créer un intranet au design plus attrayant et personnalisé.  

2) Des réseaux sociaux d’entreprise pour mieux communiquer (Yammer)

80% des grandes entreprises ont déjà lancé leur plateforme sociale. Avoir un réseau social d’entreprise (RSE) favorise la collaboration interne, l’adhésion à la culture d’entreprise, valorisation des collaborateurs. Favorisation des échanges informels (même à distance) sont autant d’avantage des RSE.

Le réseaux social d’entreprise de Microsoft est Yammer. Dans les grands groupes et les moyennes entreprises, tous les collaborateurs n’ont pas l’occasion d’échanger directement. Yammer permet de faciliter la communication entre des personnes inconnus. Son objectif ? Favoriser les échanges dans l’organisation.

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3) Optez pour la phygitalisation de vos lieux de travail (Steeple)

La phygitalisation ça vous parle ? C’est une fusion entre l'univers physique et le digital. Dans le cadre de la communication interne, de nombreux éléments du lieu de travail peuvent être digitalisés. Par exemple, les panneaux d’affichages, l’utilisation de tablettes tactiles ou encore de tableaux connectés...  

Par exemple Steeple est une solution phygitale de communication interne. Leur objectif est d’aider les entreprises à impliquer leurs collaborateurs dans la vie au travail. De ce fait, ils renforcent le lien entre les équipes. Ils proposent ainsi une solution de panneaux d’affichage dynamique pour que les salariés puissent prendre connaissance de l’information qui les intéresse, et interagir.  

4) Boostez votre Employee Advocacy (Sociabble)

L’Employee Advocacy est la stratégie d’engagement en vogue. En effet, les messages sont 24 fois plus partagés et ont une portée de 561% de plus lorsque les employés en sont à l’origine (étude Social Media Today). Cette technique consiste à faire des employés des ambassadeurs de l’entreprise en externe comme en interne.  

En lançant des campagnes d'Employee Advocacy, vous formez vos équipes à la prise de parole sur les réseaux sociaux et vous propulsez l'e-réputation de toute l'entreprise. L’idée derrière cela est que les individus accordent plus de crédit à un contenu publié par un employé qu’à une entreprise. Il existe de nombreux moyens de mener à bien sa stratégie d’Employee Advocacy. Cela peut être fait depuis sa Digital Workplace avec une solution comme Mozzaik365 qui intègre directement les flux de réseaux sociaux sur l’intranet. Les posts des employés sont ainsi mis en avant en interne. Une autre option réside dans des plateformes externes comme Sociabble. La plateforme utilise la curation de contenu pour faciliter les interactions sur les réseaux sociaux.

5) Profitez d’un espace Vidéo (Ioga et Playplay)

Une vidéo est 6 fois plus partagée qu’une image. Ainsi, la vidéo est un support souvent sous-exploité et c’est une erreur. Encore peu utilisé, il existe une réelle opportunité de se lancer dans le montage vidéo. Si vous souhaitez créer des vidéos de communication interne et marque employeur, vous pouvez opter pour un logiciel tel que Playplay qui vous rend la vidéo accessible à tous.  

En revanche, dans le cadre d’un déploiement de votre stratégie de gestion de la connaissance, Ioga peut vous être très utile. C’est un logiciel qui vous permet de créer des vidéos de captation de connaissances sous forme de question réponse. L’outil va même plus loin en permettant le chapitrage pour segmenter vos vidéos.  

6) Harmonisez les signatures de mail (Letsignit)

Des signatures de mail harmonisées offrent une meilleure visibilité à l’entreprise. En accord avec la charte graphique, elles donnent une réelle unité et permettent de partager des éléments tels que des articles, des événements… En soit, la signature de mail est une véritable carte de visite pour l’entreprise. La soigner est donc essentiel. Vous pouvez la créer sur un Word et user du bon vieux copier-coller, mais pour plus de qualité certains outils spécialisés existent. C’est le cas de Letsignit qui permet de synchroniser votre annuaire comme Azure AD avec vos signatures. Ainsi, vous êtes sûrs qu’elles sont toujours à jour !  

7) Tenez-vous informé avec la Newsletter (Sarbacane)

Il n’est pas rare que les entreprises incluent la Newsletter externe à destination des clients ou prospects dans leur stratégie. Cependant, elles oublient parfois l’importance d’une Newsletter interne à destination des collaborateurs. Pourtant, c’est bien elle qui permet de faire passer les messages importants au sein de l’entreprise. Cela permet également de renforcer le sentiment d’appartenance et l’adhésion à la culture d’entreprise. Pour créer des Newsletters de qualité vous pouvez recourir à des outils comme Sarbacane. Ce logiciel d'emailing français vous fournit des modèles d’emails et permet de suivre les KPI de vos envois.    

8) Sondage interne (Mozzaik365)

Évaluer la motivation et la satisfaction n’est pas à négliger. Pour cela, quoi de mieux que le sondage interne ? Cela vous permettra à coup sûr d'évaluer votre Employee Net Promoteur Score et de mettre en place des actions correctives. C’est également un excellent moyen d’inclure les employés dans les décisions en demandant leur avis sur certains sujets. Mozzaik365 offre cette option et la possibilité d’inclure des boîtes à idées dans les intranets d’entreprise. Ainsi, vous permettez aux employés de partager leurs idées. Vous pouvez ensuite les soumettre à un vote afin de faire ressortir les idées les plus pertinentes.

9) Un outil de collaboration (Teams et Mozzaik365)

Le travail collaboratif a de nombreuses vertus telles que le gain de temps, la satisfaction des salariés, la baisse du turnover… Parmi les bonnes pratiques du travail collaboratif, se trouve le choix du bon outil. Microsoft Teams ou encore SharePoint sont des logiciels de collaboration indispensables. Ils vous permettent de travailler à distance et de manière asynchrone sur des documents, d’échanger par chat ou visioconférence, de planifier des tâches, créer des équipes de travail… Bref, le fondement nécessaire au travail d’équipe. Mozzaik365 vient ajouter des fonctionnalités à cela. En effet, l’extension centralise les outils collaboratifs et favorise les échanges. Comment ? Grâce à l’aide à la contribution, l’usine à site, l’intégration de composant Teams ou encore une plateforme de gestion de la connaissance.

Un autre outil qui semble évident pour mieux collaborer : la messagerie. C’est un outil clé de la communication interne ! Toute entreprise doit disposer d’un moyen de contacter ses collègues sans submerger sa boîte mail. La messagerie n’est pas seulement le moyen de partager des messages, mais également des documents ou même de communiquer de manière plus informelle avec des GIFs ou des emojis. Microsoft Teams excelle en la matière.  

📌 Pour aller plus loin, découvrez les bonnes pratiques du travail collaboratif

10) L’Onboarding digital (HeyAxel)

Avec la montée en puissance du télétravail, de nombreuses entreprises ont désormais besoin de réaliser l’Onboarding de ses nouveaux employés à distance. L’Onboarding est la première image qu’un employé a de son entreprise. En cela, c’est une étape cruciale du parcours collaborateur qu’il ne faut pas négliger. Selon Payfit, un Onboarding raté coûte 7 000€ et les premiers moments dans l’entreprise sont ceux où la recrue décide de rester dans l’entreprise ou pas. HeyAxel est une plateforme d’Onboarding qui permet de planifier et de suivre l’intégration des recrues. Leur véritable atout est qu’ils proposent une expérience 100% intégrée à votre environnement de travail dont Teams.

11) Offre de postes (Welcome to the Jungle)

L’enjeu principal d’une entreprise est d’attirer les meilleurs talents. Pour cela, beaucoup d’aspects entrent en jeu : image de l’entreprise, marque employeur, attractivité du secteur… Les candidats accordent de plus en plus d’importance aux valeurs d’entreprise. 44% des candidats prennent en compte les valeurs de l’entreprise pour faire leur choix. La plateforme d’offres de postes Welcome to the Jungle les retranscrit à travers des fiches entreprises, des descriptions et des articles. Avoir une page Welcome to the Jungle est donc un atout primordial pour faire rayonner votre entreprise auprès des candidats. Ainsi, ces derniers sont plus imprégnés de la culture d’entreprise et vous maximisez le nombre de candidatures reçues.

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