Les 4 étapes pour mettre en place un trombinoscope dans votre Digital Workplace Microsoft 365

Élément incontournable de tout intranet, le trombinoscope permet d’obtenir en quelques clics une vision globale des effectifs d’une entreprise, mais pas que. Dans cet article, nous vous résumons les fonctions du trombinoscope Mozzaik365 et les étapes à suivre pour le mettre en place dans votre Digital Workplace Microsoft 365 ! 

Qu’est-ce qu’un trombinoscope ? 

Commençons par définir ce qu’est un trombinoscope. Appelé « Who’s Who » ou « Employee Directory » en anglais, il s’agit tout simplement d’une liste de photographies représentant un groupe - telle qu’une organisation, une classe, une association, etc.   

Dans le monde de l’entreprise, le trombinoscope a plusieurs fonctions : 

• Tout d’abord, cet outil permet de recenser tous les collaborateurs appartenant à une même entreprise. Le trombinoscope permet aussi de mettre en lumière les compétences dont celle-ci dispose.
  
  
• Un trombinoscope facilite la communication interne et les échanges inter-équipes, puisqu’il permet à chacun d’identifier aisément les acteurs-clés d’une entreprise, leur rôle et les moyens de les contacter. En effet, un trombinoscope indique généralement quelques informations de base telles que le nom, le prénom, la fonction et le contact du collaborateur/de la collaboratrice.
  
  💡 Dans le cadre d’un Onboarding, le trombinoscope est particulièrement utile, car il peut servir à présenter les nouvelles recrues et permettre aux collaborateurs d’identifier aisément leur fonction, leur équipe, etc. Pratique, quand on souhaite mettre un visage sur un nom ! 
  

• Enfin, pour une entreprise, un trombinoscope est un moyen d’exprimer sa personnalité et son univers, d’incarner sa marque employeur… Une entreprise à l’univers décalé ou créatif peut façonner un trombinoscope à son image et présenter les membres de son équipe sous un angle inédit. 
  ‍

📌 À retenir : Disposer d’un trombinoscope précis et à jour permet de faciliter… la mobilité interne ! Eh oui… Il est infiniment plus facile pour un recruteur de déceler le bon talent à promouvoir lorsque ses compétences sont clairement mises en évidence dans un outil de collaboration interne. 

Comment créer son trombinoscope d’entreprise ?

Pour créer votre trombinoscope, il vous suffit de suivre ces quelques étapes simples. 

Définissez votre besoin 

Les trombinoscopes se déclinent aujourd’hui sous de multiples formes : trombinoscope arbre, trombinoscope grille, trombinoscope dessiné… Il y en a pour tous les goûts ! 

En fonction de votre type d’entreprise (grand groupe, startup, entreprise familiale, association…) et de votre secteur, certains trombinoscopes seront plus pertinents que d’autres ! 

👉 Par exemple, pour un grand groupe du CAC40, le trombinoscope grille est idéal. Sobre et exhaustif, ce modèle de trombinoscope permet de recenser un certain nombre de collaborateurs de façon fluide… Ce qui n’empêche pas l’entreprise de faire preuve d’originalité si elle le souhaite, comme le montre la photo ci-dessous !  

Pensez également à définir en amont la liste des informations que vous aimeriez ajouter dans votre trombinoscope au sujet de chaque collaborateur (nom et prénom, fonction, équipe, coordonnées, statut hiérarchique, centres d’intérêt, hobbies, date d’anniversaire, etc). 

💡 Gardez en tête que vous êtes libre d’organiser votre trombinoscope comme vous l’entendez ! Certaines entreprises préfèrent classer leurs employés par équipes, compétences ou endroit géographique, d’autres rassemblent tous les employés de manière aléatoire… On vous conseille toutefois d’opter pour une organisation simple et fluide, qui permettra à vos talents de trouver l’information dont ils ont besoin en quelques clics. 

📍 Pour tout comprendre sur le paramétrage du trombinoscope et de l'annuaire d'entreprise, lisez notre article sur le sujet.

Prêt à initier votre projet ?

Téléchargez le cahier des charges type pour commencer la conception de votre Digital Workplace Microsoft

Téléchargez votre exemplaire

Choisissez l’outil pour créer votre trombinoscope

Première chose à savoir : on peut créer un trombinoscope avec un grand nombre d’outils - des plus basiques (comme Excel) aux plus créatifs (comme Photoshop…), en passant par des outils de design en ligne comme Canva. Les possibilités sont assez vastes ! 

Pour choisir votre outil, gardez toutefois en tête ces quelques points : 

• Optez pour l’option qui garantit l’expérience utilisateur la plus fluide possible. Tâchez également d’opter pour un design élégant et moderne, dans l’air du temps.
  
  
• La prise en main de votre outil doit être simple et accessible : rappelez-vous qu’un trombinoscope est voué à évoluer constamment - à l’image de la vie en entreprise ! N’importe quel collaborateur doit pouvoir le modifier aisément.
  
  

Créer son annuaire d’entreprise dans Office 365, c’est possible ! 

Le saviez-vous ? Il vous est possible de créer votre trombinoscope d’entreprise directement depuis Microsoft 365 ! 

Grâce à l’intranet collaboratif SharePoint et l’extension Mozzaik365, vous disposez d’une fonctionnalité trombinoscope prête à l’emploi. Elle vous permet :

• D’afficher vos collaborateurs et leurs informations ;
• Représenter leurs équipes sous forme d’organigramme ;
• Contacter les personnes en un clic via Teams ou Outlook ;
• Faire des recherches par compétence, géographie ou centre d’intérêt.
  

La synchronisation avec votre base de données Microsoft 365 (Azure AD) se fait automatiquement. Ainsi, vous permettez à vos collaborateurs de mettre à jour leur profil simplement, directement depuis son Dashboard personnel ou leur application Delve.

☝️ Le conseil de Mozzaik365 : Pour mettre en lumière vos collaborateurs et obtenir un trombinoscope du plus bel effet, n’hésitez pas à faire appel à un photographe professionnel, spécialisé dans les portraits corporate. Cette démarche vous permettra de valoriser vos employés et de leur témoigner de la reconnaissance. 

Déployez la solution dans l’entreprise

Un trombinoscope d’entreprise n’est vraiment utile que lorsqu’il est à jour et fiable. Pour afficher un trombinoscope pertinent qui s’adapte aux éventuels départs, arrivées et mouvements internes dans l’entreprise, n’hésitez pas à désigner une ou plusieurs personnes en charge de l’actualiser régulièrement ! Il peut s’agir d’un(e) responsable RH par exemple, d’un(e) Office Manager, etc.
‍

💡 Bon à savoir : Le trombinoscope n’est pas qu’un outil de collaboration interne ! Il permet également aux entreprises d’alimenter leur site ou page carrière, de nourrir leurs réseaux sociaux avec des portraits d’employés… Autrement dit, plus vous soignerez votre trombinoscope, mieux votre marque employeur se portera. 

Valorisez le trombinoscope au sein de l’entreprise

Une fois votre trombinoscope fin prêt, n’oubliez pas de le présenter à vos collaborateurs ! Prenez le temps de leur expliquer le fonctionnement du trombinoscope, son intérêt… Et incitez-les à jouer le jeu en les invitant à compléter leur profil depuis leur tableau de bord personnel ! 

Ce qu’il faut bien souligner : 

Le trombinoscope est un outil stratégique qui favorise la bonne collaboration interne et le partage d’informations ! Plus ce trombinoscope sera complet, plus les prises de contacts au sein de l’entreprise seront facilitées… Une très bonne façon d’encourager le travail d’équipe 💪.

La bonne approche : faire une campagne de communication annuelle afin d’inciter les employés à mettre à jour leur profil si besoin ! Pour ce faire, grâce à votre intranet collaboratif Sharepoint tel que Mozzaik365 et diffuser votre message en quelques clics sur votre intranet, sur votre plateforme de communication interne, dans vos newsletters, etc. 

Mettre en place un trombinoscope, en conclusion

Basique en apparence, le trombinoscope d’entreprise ne manque pas d’avantages. Pour les employés, il s’agit d’un outil indispensable facilitant la collaboration interne et le partage d’informations. Pour l’entreprise, c’est une excellente manière de mettre en avant ses talents. Ne l’oubliez pas : vos collaborateurs sont vos premiers ambassadeurs. Pensez à les mettre en valeur comme il se doit dans un beau trombinoscope !