Comment rendre la connaissance disponible grâce à une bonne recherche

Le partage de connaissance est un enjeu d’une particulière importance pour les entreprises. Amélioration des processus, accroissement de la compétitivité, renforcement de la culture d’entreprise et du lien entre les équipes… Les bénéfices qu’elles ont à y retirer sont en effet nombreux. Heureusement, à l’ère du digital, les outils ne manquent pas pour faciliter le partage des informations. 

Comment tirer profit de la gestion de la connaissance dans Microsoft ? On vous présente la fonctionnalité Recherche Avancée de Mozzaik365, ainsi que ses avantages. 

1. La gestion de la connaissance, qu’est-ce-que c’est et pourquoi c’est important ? 

La gestion de la connaissance, que l’on appelle Knowledge Management en anglais, est un processus qui vise à partager et/ou organiser les connaissances dans l’entreprise, par le biais de divers outils et méthodes. Née au milieu des années 80 aux États-Unis d'un besoin réel de mieux gérer la connaissance, de la conservation à la diffusion. Elle vise à constituer une base de connaissances facilement exploitable, notamment par la circulation de l’information entre les salariés. 

Et les enjeux sont de taille, puisque selon l’étude de l’Association Information et Management, un salarié passe en moyenne 7 h 30 par semaine à rechercher une information sans la trouver ! 

Par ailleurs, en raison des évolutions des équipes, des changements rapides au sein des organisations et du Turnover qui ne cesse d’augmenter (en 2021, le taux de Turnover moyen en France était de 15%, selon l’INSEE) le risque de perte d’informations est de plus en plus élevé dans les entreprises. 

La gestion de la connaissance permet donc de pallier ces lacunes, en renforçant la gestion, l’organisation, le stockage et la rationalisation des informations et des connaissances de l’entreprise. 

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2. Les deux formes de connaissance

 On distingue deux types de connaissance : 

• 📢 La première est la connaissance explicite. C’est celle qui s’exprime de manière articulée, au travers de documents, de vidéos, de systèmes informatiques, etc. Elle est transférable de manière physique : par exemple, les fiches techniques, les processus, les catalogues produits, les chartes, les témoignages, les techniques de vente… L’enjeu de la connaissance explicite réside dans son stockage : les documents doivent donc être accessibles facilement.
• 💭 La seconde est la connaissance tacite . Elle représente la plus grande partie de la connaissance en entreprise. C’est une connaissance innée ou acquise par une personne, non transcrite sur un support : par exemple, le savoir-être ou l’expérience acquise dans un domaine particulier est une connaissance tacite. De fait, elle est plus difficile à formaliser. Le risque de perdre cette connaissance est aussi plus grand, dans le cas du départ d’un collaborateur par exemple. On voit ainsi l’importance de faire converger la connaissance tacite vers la connaissance explicite.

Par ailleurs, on constate que la circulation des savoirs et des connaissances est un flux évolutif, et non un simple stockage de données semblable à une bibliothèque figée. Des outils adaptés sont alors nécessaires pour faciliter le partage et la sauvegarde de la connaissance.

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3. Comment sauvegarder la connaissance de l’entreprise avec SharePoint ?

Les outils numériques sont précieux pour faire circuler l’information et sauvegarder la connaissance. 

Avec SharePoint, il est ainsi possible de créer des espaces de gestion des connaissances et de les structurer en fonction des besoins de l’entreprise. Par exemple, on peut créer des espaces dédiés aux informations comptables, RH, marketing, commerciales, etc. 

Mais au fait, de quoi s’agit-il concrètement ? 

SharePoint est un logiciel de travail développé par Microsoft, qui permet de stocker, d’organiser, de partager et de consulter des documents entre collègues. Pour cela, on crée des sites SharePoint qui servent d’espaces sécurisés de création et de partage de fichiers. 

Grâce à Mozzaik365, vous pouvez ajouter des fonctionnalités à SharePoint et créer une GED complètement intégrée à votre Digital Workplace (ou ENT - Environnement Numérique de Travail). Cela vous permet notamment de centraliser les connaissances de vos équipes et de les mettre à disposition de tous les collaborateurs. Chacun d’entre eux a la possibilité d’enrichir les contenus de ses propres connaissances, et la gestion des Tags et la recherche avancée fluidifient le processus de circulation de l’information dans l’entreprise.  

SharePoint permet également aux collaborateurs de produire des fichiers adaptés à chaque besoin : des vidéos, des Check Lists, des wikis, des tutos, etc. Et si vous souhaitez limiter la publication de fichiers à certaines personnes uniquement, vous avez la possibilité de créer des Workflows de validation ou bien de gérer finement les droits d’accès. Simple et pratique. 

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4. Comment mettre disposition la connaissance grâce à la fonctionnalité Recherche ?

Les informations ont beau être enregistrées, elles n’ont pas d’utilité si elles ne sont pas accessibles à l’ensemble des collaborateurs. La fonctionnalité Recherche de Microsoft est donc primordiale pour permettre aux utilisateurs de trouver les informations dont ils ont besoin, et de naviguer dans la base de données sans perdre de temps. 

🚀 Pour aller encore plus loin, découvrez les outils Microsoft dédiés au partage de la connaissance

À ce titre, l’algorithme de recherche Microsoft Search, est capable d’aller chercher des informations depuis plusieurs sources et d’apprendre grâce à l’intelligence artificielle. En paramétrant correctement cette fonctionnalité, il est ainsi possible d’optimiser le parcours des utilisateurs. Et pour établir le meilleur paramétrage, on peut faire appel à un intégrateur. 

Concrètement, la fonction recherche est composée de 3 éléments : 

• Une barre de recherche ;
• Des filtres ; 
• Une zone qui fait apparaître les résultats et des éléments de personnalisation. 

La recherche doit être pertinente pour faire remonter les bons documents pour chaque mot tapé dans la barre. Pour cela, Microsoft Search explore les titres, la base de connaissances, mais aussi les auteurs, les Tags, les contenus et d’autres critères générés par l’IA. Les résultats sont présentés avec des boutons d’action (télécharger, partager, éditer, ouvrir dans le navigateur, etc.) pour pouvoir utiliser le document le plus rapidement possible.

Des suggestions sont également proposées pour aller encore plus vite. Par exemple, si vous tapez « ressources humaines » dans la barre de recherche, des propositions proches de ce mot-clé apparaissent.  

💡 À savoir : Les informations peuvent être regroupées par thème pour avoir une vue d’ensemble et trouver la bonne information facilement.  

Cependant, certaines limites sont présentes en utilisant la recherche native de Microsoft. 

En ce sens, Mozzaik365 a souhaité pousser plus loin le Search de Microsoft avec son nouveau composant de Recherche Avancée en y apportant des fonctionnalités incontournables :

• Un Design impactant ;
• Le paramétrage des filtres/verticaux et suggestion en fonctions des différents groupes d’utilisateurs pour une expérience toujours plus personnalisée ;
• La fonctionnalité affinage pour permettre une recherche dynamique ;
• Permettre à ses utilisateurs de paramétrer eux même leur outil en fonction des droits accordés ;
• Fixer les règles de fonctionnement du Widget « recherche avancée » afin d’adapter ce dernier à l’espace dans lequel il est intégré ;
• Des boutons d’actions plus pertinents pour limiter le nombre de clics.

Une fonction de recherche doit être vivante, fluide et adaptée aux usages qu’en ont les membres d’une organisation. Il est donc important de comprendre quels sont les usages de la base documentaire, en enquêtant auprès des utilisateurs et en analysant soigneusement les KPIs. Les chiffres ainsi obtenus pourront être exploités pour optimiser la recherche d’informations, et améliorer l’expérience des utilisateurs en dénouant les points bloquants.  

Conclusion

Les outils sont aujourd’hui nombreux pour favoriser le partage des connaissances. Grâce à SharePoint et à la fonctionnalité recherche, toutes les formes de connaissance (vidéos, textes, documents, tutos…) peuvent être sauvegardées, structurées et consultées simplement par l’ensemble des membres d’une organisation. Évolutive, la fonctionnalité recherche permet de nourrir le flux de connaissances et d’assurer à chaque collaborateur un accès rapide à toutes les informations. 

Lorsqu’elle est maîtrisée, la gestion de la connaissance permet de créer du lien dans l’entreprise, d’optimiser les processus mais aussi de diffuser de nouvelles compétences. C’est un bénéfice immense pour les organisations, qui doivent aujourd’hui s’atteler à faire circuler l’information en s’appuyant sur les outils à leur disposition. 

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