Comment optimiser l’expérience employé grâce à Teams ?

L’expérience employé (EX), c’est-à-dire la façon dont les salariés perçoivent leur emploi et leur entreprise tout au long de leur parcours au sein de cette dernière, est au cœur des préoccupations des employeurs. 

Conscientes de l’impact d’une bonne expérience collaborateur en matière de motivation, d’attraction et de rétention des talents, les organisations sont 80 % à considérer qu’il s’agit de l’un des aspects les plus importants des stratégies RH (source : Forrester). 

Dans un contexte de digitalisation et d’essor du travail hybride, l’environnement technologique tient un rôle clé dans l’amélioration de l’expérience employé. 

La célèbre plateforme collaborative Microsoft Teams fait bien entendu partie des technologies permettant d’optimiser l’expérience employé. Dans cet article, Mozzaik365 vous explique comment. 

Teams relève les Challenges de l’expérience employé 

Au sortir de la crise sanitaire, le monde du travail est bouleversé. Déjà affectés par la « Guerre des talents », les employeurs se voient désormais confrontés à une vague de « Grande démission » et, dans certains secteurs, à des difficultés de recrutement. 

Mais ce n’est pas tout. L’implication des équipes est également au plus bas, prenant la forme d’un véritable mouvement de « Démission silencieuse ». Selon l’institut Gallup, seuls 6 % des salariés français sont engagés au travail. Une motivation en berne probablement liée à la dégradation de la santé mentale des travailleurs dont 41 % seraient en état de détresse psychologique (source : Empreinte Humaine).

💡Pour aller plus loin, découvrez notre article sur le “Quiet quitting”, la Grande démission à la française

Dans ce contexte, l’expérience employé apparaît comme un enjeu majeur pour les organisations. Les salariés qui ressentent de la satisfaction à l’égard de leur emploi et de leur entreprise ont en effet un niveau d’engagement 16 fois supérieur à celui de ceux ayant une mauvaise EX et sont 8 fois plus susceptibles de rester en poste sur la durée (source : McKinsey). 

Lorsqu’il est question de Digital Workplace la notion d’expérience collaborateur devient ainsi incontournable. L’attention qui lui est portée, via l’expérience utilisateur, dès la conception de l’environnement numérique de travail garantit en effet que les salariés puissent accéder sans friction à leurs logiciels et plateformes de travail. 

Bien au fait de l’impact positif d’une bonne expérience collaborateur, Microsoft va au-delà de l’expérience utilisateur et s’attache à proposer des solutions permettant aux entreprises de faire face aux différents Challenges de l’expérience collaborateur. Parmi elles, la plateforme d’expérience employé Microsoft Viva, intégrée à Teams, fournit des réponses concrètes en vue d’optimiser l’EX. 

Alors, en pratique, comment booster l’expérience de vos employés avec Teams ? C’est ce que nous allons voir à présent. 

Créer une culture d’entreprise forte 

La culture d’entreprise est un important levier d’amélioration de l’expérience employé. Vecteur de sens au travail et de cohésion entre les salariés, elle détermine également les pratiques managériales à l’œuvre dans l’organisation. 

En tant que dirigeant ou professionnel des RH, vous pouvez recourir à Teams pour développer une culture organisationnelle propre à garantir une bonne expérience collaborateur. Dans cette perspective, plusieurs possibilités s’offrent à vous : 

• Vous appuyer sur l’application MODA par Mozzaik365 pour créer des Dashboards (tableaux de bord) dédiés à la communication interne dans Teams afin d’amplifier la portée des informations que vous souhaitez diffuser auprès des salariés ; 

• Partager des messages dans les Chats et les équipes Teams pour atteindre efficacement les collaborateurs et leur permettre de dialoguer et de s’exprimer au sujet des dernières nouvelles ; 

• Miser sur une communication interne authentique en parlant de vos valeurs au quotidien sur les canaux Teams de votre structure ; 

• Utiliser l’application « Compliments » (« Praise ») dans Teams pour construire une véritable culture de la reconnaissance au sein de votre organisation via l’envoi de badges entre collaborateurs et entre managers et employés ;

• Vous servir des applications Viva Connections et Viva Engage dans Teams pour faire rayonner votre identité visuelle, diffuser votre culture d’entreprise et encourager les collaborateurs à faire communauté et à collaborer. 

Attirer de nouveaux talents 

Selon un sondage mené par Willis Towers Watson, 84 % des employeurs interrogés considèrent qu’une expérience collaborateur favorable est un facteur déterminant dans la capacité de l’entreprise à fidéliser et à attirer les talents. Et pour cause, les salariés qui éprouvent un sentiment de satisfaction à l’égard de leur emploi et de leur entreprise en sont les meilleurs ambassadeurs. 

L’usage de Teams au sein de votre structure peut vous aider à améliorer l’expérience employé de vos talents et, par suite, à en faire les promoteurs de votre marque employeur. Cette plateforme collaborative est en effet conçue pour offrir une bonne expérience utilisateur et, au-delà, optimiser l’expérience collaborateur. 

Mieux, grâce à Microsoft Teams et notamment à l’application Viva Engage dans Teams, vos salariés peuvent contribuer à la communication de votre organisation. Plus précisément, ceux-ci peuvent : 

• Participer à la promotion de votre marque employeur en interne, via vos réseaux sociaux d’entreprise ; 

• Améliorer votre réputation auprès des tiers, en relayant des contenus sur leurs propres réseaux sociaux depuis Teams. C’est ce que l’on appelle l’Employee Advocacy. 

Faire adopter les outils fournis par la DSI aux employés

Dans un contexte de transformation numérique et d’essor du télétravail, l’environnement technologique dans lequel baignent les salariés au quotidien a un impact important sur la qualité de leur expérience employé. 

Microsoft Teams permet de créer un espace de travail numérique propice à l’épanouissement et à la productivité des équipes. Avec cette application, il est en effet possible de centraliser les outils informatiques dont les collaborateurs ont besoin pour effectuer leurs missions, et donc d’encourager l’utilisation de ces solutions. 

Concrètement, pour faciliter l’adoption par vos talents des différents logiciels fournis par votre DSI, pensez à : 

• Épingler les liens correspondant dans vos canaux Teams afin de mettre ces outils à disposition des collaborateurs sans réclamer d’effort supplémentaire de leur part ; 

• Utiliser l’application MODA par Mozzaik365 pour créer un Dashboard personnel pour chaque salarié regroupant les raccourcis vers les logiciels et les sites qui lui sont utiles au quotidien de façon à lui permettre de les ouvrir en un clic ; 

• Mettre en place une équipe Teams « Aide informatique » avec un canal consacré à chaque logiciel pour que vos salariés puissent s’entraider avant de solliciter votre service informatique. 

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Améliorer la communication entre le siège et le terrain 

Faciliter la communication avec les équipes terrain est nécessaire en vue d’améliorer l’expérience employé. La raison ? Fluidifier les échanges entre les salariés des bureaux et ceux qui exercent sur site ou en mobilité simplifie le travail de l’ensemble des parties prenantes. Mieux, cela contribue à renforcer la confiance, le sentiment d’appartenance et l’engagement des collaborateurs envers leur organisation. 

Implémenter Microsoft Teams au sein de votre structure est une bonne manière de connecter les employés du siège avec ceux du terrain. L’application Teams est en effet accessible sur différents supports : ordinateur, mais aussi Smartphone et tablette. Elle peut donc être utilisée par tous les salariés et permet à tous de recevoir les informations internes, d’interagir et d’avoir une voix. 

Maximiser la productivité et l’organisation individuelle 

Optimiser l’expérience collaborateur permet d'accroître la productivité des salariés de 5 à 15 % (source : CarrefourRH). À l’inverse, aider les talents à s’organiser et leur éviter de perdre du temps et de l’énergie dans des actions improductives, contribue également à leur satisfaction au travail. 

Microsoft Teams est la solution qu’il vous faut pour maximiser la productivité et l’organisation personnelle de vos collaborateurs et, par suite, améliorer leur EX. Sur Teams il est en effet possible de : 

• Recourir à l’application MODA par Mozzaik365 pour doter chaque salarié d’un tableau de bord personnel (Dashboard) rassemblant ses tâches, ses emails, son calendrier et des raccourcis vers tous ses outils pratiques afin de rendre tous ces éléments immédiatement accessibles ; 

• Utiliser Viva Topics, sorte de Wikipédia d’entreprise, pour aider les employés à trouver la bonne information au bon moment et gagner de précieuses heures lorsqu’ils doivent effectuer des recherches.

Mieux « Onboarder » les nouveaux arrivants 

L’Onboarding est une étape critique du parcours collaborateur. L’expérience vécue par les salariés au moment de leur accueil et de leur intégration au sein de l’organisation a en effet un impact majeur sur leur volonté de se maintenir en poste et de s’impliquer dans l’entreprise. 

Selon une étude Bersin by Deloitte, 4 % des salariés quittent ainsi leur emploi après une première journée ratée, et 22 % du Turnover a lieu dans les 45 premiers jours qui suivent l’arrivée des collaborateurs au sein de l’organisation (source : LinkedIn)

Microsoft Teams est votre allié pour bien « Onboarder » vos talents et leur offrir une expérience employé optimale dès l’annonce de leur embauche. En vue d’améliorer l’intégration des nouveaux collaborateurs, il est en effet possible de : 

• Mettre en place des Dashboards Teams dédiés à l’Onboarding des nouvelles recrues, de leur accueil au sein de l’organisation à leur montée en compétence ; 

• Avoir recours à l’application Viva Topics dans Teams pour fournir aux nouveaux employés toutes les informations dont ils ont besoin lorsqu’ils rejoignent un projet  en cours ; 

• Utiliser l’application Viva Learning dans Teams pour proposer un programme de formation ad hoc aux nouveaux arrivants, les aider à acquérir les compétences nécessaires à leur prise de poste et encourager leur progression au sein de votre structure. 

📢Pour aller plus loin, découvrez notre guide ultime pour réussir l’Onboarding de ses nouveaux collaborateurs

Former les talents et les faire évoluer dans l’entreprise 

Le développement de leurs compétences contribue à l’amélioration de l’expérience des collaborateurs. Selon la chercheuse Estelle Morin, l’apprentissage de nouveaux savoir-faire est en effet l’un des facteurs qui donne du sens au travail et influe positivement sur la santé mentale des salariés (sources : Estelle Morin, IRSST). 

Là encore, l’application Viva Learning dans Teams peut être mobilisée de façon à proposer un parcours de formation personnalisé aux collaborateurs, faire monter les talents en compétences, entretenir leur employabilité et leur ouvrir des perspectives d’évolution de carrière. 

S’assurer de la santé des employés 

Une bonne expérience employé n’est bien entendu envisageable que si les besoins essentiels des travailleurs sont satisfaits. Par conséquent, protéger la santé physique et psychique des collaborateurs et assurer leur bien-être est une condition sine qua non pour que ceux-ci ressentent une émotion positive à l’égard de leur emploi et de leur employeur. 

À ce jour, l’état psychologique des employés français est pour le moins préoccupant. Selon le cabinet Empreinte Humaine, l’épuisement professionnel toucherait en effet 35 % des salariés hexagonaux et les cas de Burn-out sévères seraient 3 fois plus nombreux qu’avant la crise de la Covid19. 

Pour lutter contre cette dégradation de la santé mentale des salariés, Microsoft a lancé Viva Insight. Cette application utilisable dans Teams fournit des conseils personnalisés aux employés afin de les aider à allier productivité et bien-être au travail : rappels pour faire des pauses régulières, planification de temps de concentration pour travailler sans être dérangé, etc.

De plus, Viva Insight s’appuie sur la Data pour délivrer des recommandations aux Managers et aux décideurs. L’objectif : permettre à ces derniers d’adapter leurs pratiques managériales et la politique de l’organisation afin de préserver le bien-être des collaborateurs.  

Faire avancer les projets en équipe, même à distance

Selon une étude menée par Asana, les salariés français gaspilleraient « 66 % de leur temps de travail sur du “work about work” (réunions superflues, activités de suivi, etc.) » À la clé, pour 82 % d’entre eux, « des difficultés à déconnecter du travail » et même, pour 70 % des répondants, au moins un épisode de Burn-out. 

Travailler efficacement et ne pas perdre de temps dans des tâches inutiles ou improductives est donc un élément qui contribue grandement à améliorer l’expérience des employés. 

Microsoft l’a bien compris et propose des solutions permettant de faire avancer efficacement les projets en équipe, y compris lorsque les coéquipiers collaborent à distance. L’application Teams offre en effet la possibilité de : 

• Créer des équipes Teams structurées, regroupant toutes les parties prenantes d’un projet autour des contacts, des ressources, de l’historique ou encore des communications ayant trait à ce dernier, soigneusement organisés et hiérarchisés dans différents canaux ;

• Utiliser les réunions en visioconférence et tous les outils associés (tableau blanc Microsoft Whiteboard, Excel Live, Notes de réunion, etc.) pour améliorer la qualité des échanges et tirer pleinement parti de ces rencontres. 

💫Pour aller plus loin, découvrez notre guide pour optimiser la gestion de projet dans Microsoft Teams

Le mot de la fin 

Complétée par Microsoft Viva et, prochainement, par l’application MODA par Mozzaik365, Teams s’impose comme une véritable plateforme d’expérience employé. 

Teams propose en effet des solutions pertinentes en vue de faire face aux différents Challenges de l’expérience collaborateur rencontrés par les organisations, de l’attraction et la rétention des talents à la préservation du bien-être des salariés.