Microsoft Viva : cap sur l’expérience collaborateur

Lancée en février dernier, la plateforme de Microsoft a pour ambition de favoriser l’engagement, la formation, le bien-être et le partage de connaissances au sein de l’environnement de travail des salariés. Gros plan sur ses quatre premiers modules.

Depuis quelques années, on assiste à l'émergence d'une nouvelle catégorie de solutions RH et de productivité : les plateformes expérience collaborateurs (ou Employee Experience Platform / EXP en anglais). Les plateformes EXP fournissent la connectivité du Middleware ainsi que la gestion des processus et des connaissances pour aider les entreprises à offrir à leurs employés un lieu unique leur permettant de gérer les tâches liées à leur travail, la collaboration avec leurs collègues, les processus RH, les transitions professionnelles et l’acquisition de nouvelles connaissances. 

Les solutions EXP protègent les collaborateurs des systèmes complexes et hétérogènes et leur offrent un lieu unique où ils peuvent accéder à un large éventail de services. Lorsqu'elles sont bien mises en œuvre, les plateformes EXP peuvent également permettre à l'intelligence artificielle, aux applications mobiles et aux interfaces cognitives de rendre la vie professionnelle des salariés beaucoup plus productive et plus engageante.

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Microsoft Viva : quatre premiers modules

C’est donc dans ce contexte que Microsoft a lancé, en février 2021, Microsoft Viva, sa plateforme dédiée à l’expérience collaborateur. Selon l’éditeur, Microsoft Viva est conçue pour « favoriser l’engagement, la formation, le bien-être et le partage de connaissances au sein de l’environnement de travail des salariés. Intégrée à Microsoft 365 et Microsoft Teams, Viva a vocation à accélérer la collaboration en entreprise et à permettre à chaque collaborateur de se développer et de s’épanouir dans son environnement professionnel. »

Microsoft Viva est intégrée à Microsoft Teams et à Microsoft 365. Elle propose, au travers de quatre modules distincts, une expérience au service d’une nouvelle approche de la culture d’entreprise. Dans un premier temps, Microsoft Viva inclut donc les quatre modules suivants : Viva Connections, Viva Insights, Viva Learning et Viva Topics. D’autres sont en cours de développement.

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Viva Connections : engagement et sentiment d’appartenance

En raison de la montée en puissance du télétravail pendant la crise sanitaire et de sa généralisation par la suite, les interactions entre collaborateurs ont fortement diminué. Le sentiment d’appartenance que les salariés ressentent vis-à-vis de leur entreprise, qui se matérialise au quotidien par des moments de convivialité, mais aussi par des échanges extra-professionnels, en a fortement pâti. Les employés ont du mal à retrouver la proximité que créent les assemblées générales, les activités à l’extérieur et autres événements collectifs. Si cette situation est difficile pour les salariés actuels, elle impacte encore plus durement les nouvelles recrues.

Accessible dans Microsoft Teams, le module Viva Connections offre un point d’accès unique aux fonctionnalités dédiées à la participation des employés et aux communications internes. Il s’appuie sur les fonctionnalités de Microsoft 365 telles que SharePoint pour offrir aux collaborateurs une interface organisée aux couleurs de l’entreprise. Les managers peuvent communiquer avec leurs équipes dans le cadre de réunions virtuelles de grande ampleur, voire d’assemblées générales. Les employés peuvent consulter les actualités de l’entreprise, les politiques mises en place et leurs avantages, ou encore accéder à des groupes de ressources ou des clubs qui leur sont destinés, grâce à l’intégration de Microsoft Viva à Yammer.

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Le module fournit également un flux et un tableau de bord personnalisés pour aider les salariés à identifier toutes les ressources utiles de Microsoft Viva et des autres applications disponibles dans leur environnement de travail. Le contenu peut aussi être personnalisé en fonction des postes spécifiques au sein de l’organisation, y compris pour les employés de première ligne, afin de leur offrir une vue complète n’affichant que les seules ressources utiles.

Viva Insights : favoriser le bien-être au travail

Le droit à la déconnexion est un droit du salarié permettant son repos digital. Il impose de respecter un certain nombre de règles d’usage des outils collaboratifs (e-mail, messagerie instantanée, visioconférence...). Or, force est de constater que nombre de collaborateurs (et leurs managers) ont pris de nouvelles habitudes pendant la crise sanitaire, surtout à distance. Ce qui a rendu la notion de temps de travail plus élastique... 

Viva Insights a été conçu dans cet esprit-là. Il a pour objectif de distiller aux salariés, à leur hiérarchie et aux chefs d’entreprise des recommandations personnalisées et immédiatement actionnables. Son but est d’aider tous les membres d’une organisation à progresser en termes de bien-être au travail. Il propose des suggestions d’action issues de l’Analyse du temps de travail et de MyAnalytics, au sein même du flux de travail des utilisateurs dans Microsoft Teams. Il incite par exemple les salariés à bloquer du temps pour effectuer des pauses, se concentrer sur leur travail et se former.

Viva Insights fournit aux managers des recommandations, leur permettant ainsi de déterminer si l’épuisement professionnel guette leur équipe. Ils peuvent dès lors inviter les salariés à désactiver les notifications, définir des limites dans leur charge de travail et des priorités dans leurs tâches quotidiennes.

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Viva Learning : l’apprentissage tout au long de la vie

L’environnement de plus en plus changeant et incertain des entreprises, la nécessité de fidéliser les talents en leur permettant de se former... Tout ceci concourt à développer une culture de l’apprentissage au sein des organisations. C’est la raison d’être du module Viva Learning qui aide à inscrire la formation dans la « routine quotidienne » des collaborateurs.

Viva Learning propose une plateforme centralisée pour la formation dans Teams et s’appuie sur l’IA pour recommander des contenus aux équipes. Il agrège à la fois le contenu issu de LinkedIn Learning et de Microsoft Learn, le contenu propre à chaque organisation, mais aussi des formations développées par des fournisseurs tels que Skillsoft, Coursera, Pluralsight et edX. Il est par ailleurs compatible avec les principaux systèmes de gestion des formations (Training Resource Management Systems).

Viva Topics : connecter les collaborateurs à la connaissance disponible

Enfin, le module Viva Topics aide les employés à tirer parti du savoir de leur organisation et les connecte à ces connaissances au sein des applications qu’elles utilisent quotidiennement. Il tire profit des apports de l’IA pour organiser automatiquement le contenu et l’expertise disponibles au sein de catégories pertinentes (projets, produits, processus et clients). 

Concrètement, lorsqu’un salarié rencontre un sujet ou un acronyme inconnu, il lui suffit de placer le curseur de sa souris dessus. Viva Topics propose automatiquement des fiches thématiques pendant que les utilisateurs travaillent au sein des applications telles qu’Office, SharePoint et Microsoft Teams. Les employés peuvent cliquer sur une fiche pour afficher une page thématique proposant des documents, des vidéos et des liens vers des personnes. 

Outre le contenu issu du Cloud Microsoft, le module Viva Topics affiche des informations provenant de services tiers tels que ServiceNow et Salesforce, et s’appuie sur les intégrations de partenaires tels qu’Accenture, Avanade, BA Insight, Raytion et ClearPeople. Des connecteurs Graph permettent également d’accéder à davantage de contenu susceptible d’aider les employés.