Créer son annuaire d’entreprise avec Office 365

L’annuaire d’entreprise est un outil central à la collaboration interne. C’est une fonctionnalité très recherchée dans les projets de Digital Workplace. 

Mais qu’est-ce qu’un bon annuaire d’entreprise et comment en créer un avec Microsoft 365, anciennement Office 365 ? C’est ce à quoi nous allons répondre dans cet article. 

1. L’annuaire d’entreprise, un outil au cœur de la Digital Workplace

L’annuaire d’entreprise est un répertoire centralisant l’ensemble des informations publiques sur les collaborateurs d’une société. Chaque employé possède une fiche, résumant qui il est, ce sur quoi il travaille, avec qui il travaille et ce qu’il sait faire. Ces informations sont tirées des comptes Microsoft créés par l’IT et des informations saisies par chaque utilisateur dans leur Dashboard personnel. 

Parce qu’il centralise l’information et la met à disposition de tous, l’annuaire d’entreprise est devenu un incontournable des intranets Microsoft SharePoint et de la Digital Workplace en général. Alors que la Digital Workplace a pour objectif d’améliorer la communication interne, favoriser le partage de connaissance et encourager la collaboration ; l’annuaire permet de répondre aux deux premiers enjeux.

En effet, il offre de nombreux avantages, comme celui de mettre en valeur ses compétences, d’identifier ses collègues et d’entrer en contact facilement avec le bon interlocuteur.

Cependant, configurer un annuaire d’entreprise Office 365 n’est pas un projet aisé. Il faut paramétrer la synchronisation avec sa base de données, l’authentification des utilisateurs avec leur adresse email, créer une expérience utilisateur cohérente et unifiée dans la Digital Workplace. 

C’est pourquoi Mozzaik a créé le composant « Trombinoscope », un Widget pour créer simplement son annuaire d’entreprise dans Microsoft. En plus d’être sécurisé et mis à jour en permanence, il se présente sous plusieurs formes pour répondre à tous les usages : Who’s who, trombinoscope, organigramme et profils personnel des utilisateurs.  

1.a. Les bénéfices de l’annuaire d’entreprise pour les employés 

L’annuaire d’entreprise apporte de nombreux avantages aux employés :

• La recherche d’un expert ou d’une expertise, grâce à la recherche par nom, département, fonction, compétences ;
• La visualisation et édition de son profil, pour mettre en avant ses réalisations et ses compétences ;
• L’accès aux profils des autres collaborateurs, pour mieux comprendre les rôles et les connaissances de chacun ;
• La mise en relation en 1 clic depuis le profil des autres collaborateurs, être redirigé vers la messagerie et commencer à collaborer sans tarder ;
• La visualisation des équipes sous forme d’organigramme pour mieux comprendre l’organisation de l’entreprise.

1.b. Les bénéfices de la Webpart Trombinoscope pour les administrateurs 

Grâce à ses fonctionnalités avancées, Mozzaik365 offre des avantages considérables aux administrateurs :

• La gestion des profils importés dans l'annuaire, pour créer un compte à chaque nouveau collaborateur, dès son arrivée à son poste de travail ;
• Le choix des champs affichés dans la section « Mon compte » de chaque utilisateur ;
• La personnalisation du formulaire d'édition de profil ;
• La mise en page et la personnalisation du Branding du composant aux couleurs de votre société ;
• Le paramétrage avancé pour adapter l’outil à vos préférences.

2. Fonctionnement de l’annuaire d’entreprise de Mozzaik365 

La puissance de la Webpart Trombinoscope de Mozzaik365 réside dans sa synchronisation avec Azure Active Directory et Delve. 

📍 Définition d’Azure Active Directory : 
‍Azure Active Directory, ou AD, est un service Microsoft basé sur le Cloud qui permet de gérer les identités et les accès. C’est une base de donnée comprenant notamment les identifiants Microsoft, le nom et la licence de chaque compte employé. Il est utilisé par les employés pour se connecter aux applicatifs Microsoft 365 et aux applications Saas.
Pour plus d’informations, consultez la documentation Microsoft sur Azure AD 

📍 Définition de Delve : 
‍Delve est une application Microsoft 365 de profil employé. Elle permet de créer des profils riches, avec une photo de chaque collaborateur.
Pour plus d’informations, consultez la documentation Microsoft sur Delve.

La Webpart Mozzaik365 fait remonter les données de ces 2 applications, les mets à disposition dans une belle interface facile à utiliser : 

👉 La liste des employés et leurs accès sont toujours à jour grâce à l’Azure Active Directory ;

👉 Les renseignements sont complets grâce à Delve ;

👉 L’UX design fait du trombinoscope un outil pratique qui décuple les possibilités de collaboration interne grâce à Mozzaik365. 

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Les usages du composant Trombinoscope sont nombreux. C’est pourquoi nous vous proposons de découvrir quelques fonctionnalités en détail. 

2.a. Créer et mettre à jour son profil

Lors de la première connexion à la Digital Workplace, l’employé s’authentifie avec son compte Microsoft. Il retrouve alors son profil, tel qu’il apparait sur le trombinoscope pour les autres collaborateurs. Il peut vérifier et mettre à jour ses informations : votre nom et prénom, coordonnées, photo de profil, poste occupé, présentation, compétences, projets menés, centres d’intérêt, etc.

2.b. Rechercher mes collaborateurs

L’utilisateur peut ensuite explorer l’annuaire grâce à la barre de recherche avancée. Des suggestions personnalisées aident l’utilisateur à cibler sa demande. Par exemple, il peut :

• Aller directement à la page de profil de la personne qu’il recherche.
• Lancer une recherche par fonction, département, projet compétences.
• Lancer une recherche libre sur n’importe quel propriété de profil.

Une recherche pourra filtrer tous les commerciaux travaillant à Lille ayant été partie prenante du projet Microsoft Office. À partir de cette liste, il est possible d’explorer le profil de chaque employé et de voir l’organigramme de leur équipe.

Il ne reste plus qu’à entrer en contact. En cliquant sur l’icône de messagerie qu’il préfère, l’utilisateur sera redirigé vers la messagerie instantanée de l’entreprise ou sa boîte mail.

2.c. Éditer son profil organigramme

Édition du profil d’organigramme avec Delve

L’utilisateur peut cliquer sur un bouton pour éditer son profil. Cette action le redirige par défaut vers le formulaire d’édition de profil de Microsoft 365 dans Delve. Dans cette page, il ne peut éditer que les propriétés qu’il a les permissions de modifier. Cela en tenant compte des paramètres de gouvernance de votre entreprise. 

Formulaire personnalisé

Plusieurs raisons peuvent vous pousser à ne pas vouloir utiliser le formulaire d’édition de profils dans Delve :

• Il n’est pas souhaitable que vos utilisateurs sortent de l’intranet pour cette action.
• L’accès à Delve est limité dans votre organisation.
• Vous avez besoin d’un formulaire d’édition personnalisé.
• Des processus précis doivent être définis.

Pour répondre à tous ces cas, nous vous permettons d’ouvrir un formulaire personnalisé en panel. Directement dans votre annuaire d’entreprise. Cela peut être une application PowerApps, un formulaire Microsoft Forms, ou bien n’importe quelle application/formulaire créée par votre entreprise.

En combinant un formulaire avec les capacités de Power Automate dans Microsoft 365, vous pouvez rapidement mettre en place une solution complète adaptée à votre entreprise !

Par exemple :

1. L’utilisateur demande l’édition de son profil.

2. Certaines propriétés sont directement modifiées.

3. D’autres propriétés demandent une validation à priori ou a postériori, par son manager ou par le service compétent en fonction de la propriété.

Par conséquent, plusieurs de vos services pourraient bénéficier de cette interface simple dans laquelle ils seront mis au courant des demandes de vos collaborateurs.

2.c. Gérer les profils remontés dans l'annuaire d'entreprise

 Synchroniser les profils

Vous êtes dans Microsoft 365 ? Vos profils utilisateurs sont sûrement déjà synchronisés avec votre annuaire d’entreprise. Si ce n’est pas le cas, il est toujours possible de mettre en place une synchronisation dans le cadre de votre projet. Cela profitera à toutes vos fonctionnalités Microsoft 365.

Choisir les profils affichés

Tous les profils présents dans votre annuaire d’entreprise ne sont pas bons à afficher à vos collaborateurs :

• Comptes de service ;
• Utilisateurs ayant quitté l’entreprise ;
• Utilisateurs externes…

Vous pouvez définir une requête personnalisée permettant de choisir les comptes à inclure ou exclure. Par exemple, ne pas afficher les utilisateurs dont l’email contient -old, ou -ext.

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