7 conseils pour booster la communication interne au sein d’une Digital Workplace

Mise en avant des valeurs et des réussites de l’entreprise, sens du Timing, transparence, interactivité, convivialité et gamification permettent aux directions de la communication interne d’optimiser leurs actions au sein de la Digital Workplace.

Retrouvez nos 7 conseils pour booster la communication interne sur votre Digital Workplace.

1. Miser sur les valeurs de l’entreprise et le sentiment d’appartenance.  

La mission (c’est-à-dire la raison d’être d’une entreprise) ainsi que la vision qui en découle (l’objectif à long terme que l’organisation se fixe et les moyens qu’elle se donne pour y parvenir) sont les piliers de toute culture d’entreprise.

Cette mission et cette vision se matérialisent, au quotidien, par des valeurs, incarnées par les dirigeants, mais aussi par les projets menés, les produits ou services mis sur le marché... Ces valeurs favorisent la cohésion et l’implication des collaborateurs autour de principes partagés par tous. Elles jouent un rôle clé dans la construction et l’affirmation d’une culture d’entreprise.

Selon une enquête menée en juin 2020 par l’entreprise Walters People et intitulée « Attentes des collaborateurs : ce qui change avec la crise Covid-19 », les valeurs et la culture d’une entreprise arrivent en deuxième position dans les critères des candidats (41 %), derrière l’intérêt du poste et la rémunération (75 %).

Ça ne fait pas de doutes : il est important d’afficher clairement ses valeurs d’entreprises pour deux raisons : attirer les talents et leur rétention. Et selon une étude intitulée « Mission & Culture » menée par Glassdoor en 2019 dans quatre pays (États-Unis, Royaume-Uni, France, Allemagne) l’explique. Selon elle, 77 % des personnes interrogées tiennent compte de la culture d'une entreprise avant de postuler à un emploi. Et 79 % prennent en considération sa mission avant de lui soumettre leur candidature.

Au sein de la Digital Workplace, les valeurs de l’entreprise doivent donc se retrouver aux premières loges et bénéficier d’une forte visibilité. Cela ne doit pas être uniquement sur la page d’accueil, mais aussi au sein des espaces d’échange et de collaboration, des communautés, des fils d’actualité, au travers des sondages, etc.

2. Mettre en avant les réussites (mais aussi comprendre les échecs)

Les directions de la communication interne ont pour mission d’être au rendez-vous de toutes les initiatives (ou presque) initiées par les équipes. De plus, elles doivent mettre en valeur celles qui rencontrent le plus de succès. Cette mise en avant de la réussite, qu’elle soit individuelle ou collective, est source de motivation, mais aussi d’engagement pour le reste des collaborateurs.  

En s’identifiant à des collègues ayant été couronnés de succès dans leurs projets, les salariés s’impliquent davantage. De plus, par mimétisme ou inspiration, ils innovent plus facilement, poursuivant des missions dont ils ne se seraient pas sentis capables auparavant.

La mise en avant d’échecs est tout aussi enrichissante. Pourquoi renonce-t-on à ouvrir un marché, pourquoi un lancement de produit est-il reporté... L’analyse des causes réelles permet à toute l’entreprise, quel que soit le niveau hiérarchique, de s’approprier le contexte d’un projet a priori « raté » et de ne pas le reproduire. Bref, de s’améliorer collectivement.

3. Avoir le sens du Timing, jouer sur l’actualité  

Une Digital Workplace est par essence même le cœur du réacteur de nombreuses organisations. C’est là que tout se joue : échanges, collaboration, gestion des connaissances, accès aux outils métiers et à différents portails... Les équipes de la direction de la communication doivent donc tirer profit de ce rôle central. Comment ? En proposant du contenu à la hauteur des enjeux, c’est-à-dire à forte valeur ajoutée, constamment à jour et dans le bon Timing.  

Si un événement politique, économique ou sanitaire majeur survient (une pandémie de Covid-19 par exemple), il est impératif de rebondir sur l’actualité et de s’adapter à la situation. Bien entendu, en diffusant des informations liées aux contraintes que cette crise implique (port du masque, jauges, télétravail obligatoire...) mais aussi, et surtout, en s’intéressant au quotidien des collaborateurs : leurs éventuelles difficultés de connexion, leurs trucs et astuces pour mieux travailler et garder le moral, leurs nouvelles méthodes pour prospecter à distance, les initiatives solidaires menées, etc.  

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4. Jouer la transparence, dans tous les cas  

Selon le Baromètre Edelman « Trust and the Coronavirus » paru en 2021, 51 % des Français souhaitent davantage d’informations claires sur les actions de leur entreprise. Ce désir de transparence porte sur les questions de sécurité, de stratégie, d’investissements… L’époque où seuls les comités de direction étaient au courant des grandes décisions liées à la pérennité de l’entreprise est révolue. Les décisions stratégiques se partagent au plus grand nombre, sans filtre.  

En cas de coup dur (un contrat de 50 milliards d’euros qui vous échappe au dernier moment, par exemple...), les collaborateurs, habitués à cette transparence, sauront se montrer solidaires de leur employeur et se serrer les coudes. Dans le cas contraire, chacun risque de tirer la couverture à soi, dans un réflexe de protection.

5. Privilégier l’interactivité, avant tout

La Digital Workplace est l’outil idéal pour diffuser les messages et valeurs de l’entreprise, dans un sens plutôt descendant. Mais elle se doit aussi, au risque de passer à côté de sa mission, de recueillir les remontées terrain, les Feedbacks des salariés. Cela passe par le fait d’encourager les commentaires et les réactions au sein des communautés, d’organiser des sondages réguliers ainsi que des enquêtes de satisfaction dont les résultats seront par la suite analysés, communiqués puis transformés en actions concrètes.

Selon l’Observatoire Intranet & Digital Working mené en 2021 par le cabinet Arctus, la fluidification de la communication interne (52 %) arrive en deuxième position des principaux enjeux du digital pour les entreprises, derrière l’amélioration de l’efficacité opérationnelle (61 %).

Mais la communication interne doit également se penser de manière transversale. N’importe quel salarié doit être incité, s’il le souhaite, à poster tout type d’information (idée, remarque, suggestion...) aux collègues de son service ou à l’intégralité de l’entreprise. Il peut aussi le faire dans des groupes spécialement conçus pour cela. Ses interventions doivent se faire dans le respect d’une charte de bonne conduite qu’il aura préalablement acceptée. Aucune censure de la part de son manager ou de la direction de la communication ne doit venir entraver son message.

6. Recréer les moments de convivialité, même à distance  

Alors que l’hybridation des modes de travail s’est généralisée en raison de la crise sanitaire, de très nombreux managers ont été confrontés au défi suivant : préserver les échanges informels, sources de tellement de bienfaits au sein de leurs équipes.  

Certains d’entre eux ont instauré de nouveaux rendez-vous réguliers comme les déjeuners, pauses café ou apéros virtuels. D’autres ont misé sur la surprise en fêtant - à distance - la signature des nouveaux contrats ou de toute nouvelle réussite individuelle ou collective.  

D’autres encore ont proposé de recréer - en distanciel - les conditions de travail présentielles. Comment ? En organisant des sessions de travail silencieuses pendant lesquelles certains collaborateurs se connectent en visioconférence et travaillent, chacun de leur côté, sur leurs dossiers, tout en ayant la liberté de poser une question à l’un de leurs collègues.

Une étude Ifop / Wittyfit, explique l’importance de valoriser le bien-être au travail au sein de l’entreprise. En effet, 81% des salariés considèrent que c’est l’enjeu prioritaire de leur entreprise. Ce chiffre a augmenté de 25 points en seulement deux ans selon le cabinet spécialisé dans les sondages et études de marché.

‍7. La gamification, une carte maîtresse  

Rien de tel que d’utiliser le jeu pour encourager les comportements vertueux des collaborateurs et transmettre les messages de façon originale (car ludique). En matière de gamification, le champ des possibles est très large. Au sein de la Digital Workplace, un système de points peut être mis en place pour récompenser l’implication des collaborateurs dans les communautés de pratique ou dans certains groupes. Ces points peuvent par la suite se transformer en badges.

De même, en amont d’une grande annonce ou de la prise de parole en visioconférence d’un des dirigeants de l’entreprise, un atelier sur tableau blanc peut être proposé afin de tester les connaissances des équipes sur le thème qui va être abordé. Et en aval de l’annonce faite, les collaborateurs peuvent être invités à se réunir autour d’un jeu. L’objectif sera à la fois de valider l’appropriation du message, mais aussi de co-créer de nouvelles offres, dans le cadre par exemple d’une nouvelle orientation stratégique ou d’un rachat.

On le voit, les pistes d’optimisation de la stratégie de communication interne au sein d’une Digital Workplace sont très variées. Quelle que soit l’option prise, la simplicité dans les dispositifs mis en œuvre doit systématiquement être privilégiée. La Digital Workplace est un espace de travail et d’échange unique, il faut donc la préserver et ne pas la surcharger inutilement.